Terug naar diensten
Reflect AI · Dienst

Rapportage Automatiseren: Altijd Actuele Cijfers Zonder Handwerk

Rapportage automatiseren betekent dat omzetcijfers, KPI's, kasstroom en operationele data automatisch verzameld worden uit je tools en getoond worden in dashboards die altijd actueel zijn. Voor een gemiddeld MKB scheelt dit 4-10 uur per maand aan rapport-bouwen plus eindeloze 'kun jij even die getallen sturen'-vragen. We bouwen dashboards in Looker Studio, Power BI of Notion, gevoed door je CRM, boekhouding en operationele tools.

Rapportage Automatiseren: Altijd Actuele Cijfers Zonder Handwerk
In het kort
  • Eén dashboard met al je KPI's, automatisch ververst
  • Werkt op Exact Online, AFAS, HubSpot, Pipedrive, Shopify, GA4 en 50+ andere tools
  • Maandafsluiting van 8 uur naar 30 minuten

Welke rapportages bouwen we het meest voor MKB

Top zeven die elke MKB-onderneming nuttig vindt:

  1. Maand-omzet en marge uit boekhouding, per product/dienst, met YoY-vergelijking
  2. Sales-pipeline uit CRM: deals per fase, conversie-rates, gemiddelde deal-grootte, sales-cycle
  3. Operationeel dashboard voor het team: open tickets, achterstand, doorlooptijden
  4. Kasstroom-prognose: openstaande facturen + verwachte kosten = cash-positie 90 dagen vooruit
  5. Marketing-mix-rapport: traffic, leads, opportunities, klanten — per kanaal en met CAC
  6. Klanttevredenheid: NPS-trend, support-volume, churn-signalen
  7. HR-dashboard: ziekteverzuim, verloop, openstaande vacatures, payroll-totaal

Elk dashboard kunnen we leveren binnen 1-3 weken (afhankelijk van complexiteit en datakwaliteit).

Looker Studio vs Power BI vs Notion — welke past

Looker Studio (gratis) — beste voor:

  • Marketing en web-data (GA4, Search Console, Google Ads — first-party koppelingen)
  • Snelle delen-link met klant of MT
  • Onbeperkt aantal gebruikers gratis

Power BI (€10/m per gebruiker) — beste voor:

  • Diepe boekhoud-analyses (Exact, AFAS, SAP)
  • Complexe data-modellen met meerdere bronnen
  • Bedrijven die al binnen Microsoft 365 zitten

Notion (€10/m per gebruiker) — beste voor:

  • Mengeling van rapportage en notitie/team-context
  • Embed van dashboards binnen werkdocumenten
  • MKB met al een Notion-werkruimte

Onze advies-default: start met Looker Studio. Het is gratis, krachtig genoeg voor de meeste MKB-rapportage, en je kunt later opschalen.

Hoe wij data uit verschillende bronnen samenbrengen

Drie lagen:

  1. Bronnen: jouw tools (Exact, HubSpot, Shopify, GA4, etc.)
  2. Datalaag: een lichte database die data centraliseert (BigQuery is vaak voldoende, vanaf €5/maand voor MKB-volumes)
  3. Visualisatielaag: Looker / Power BI / Notion

We gebruiken n8n of Airbyte om data uit bronnen elke 1-24 uur op te halen, opslag in BigQuery met versionering, en dashboards in real-time vanuit BigQuery.

Voor kleinere setups (5-10 KPI's) kan je BigQuery overslaan en direct visualiseren. Voor 30+ KPI's of cross-source analyses (bv. CAC = marketing-uitgave / nieuwe klanten) is de tussenlaag echt nodig.

Maandafsluiting automatiseren — concreet

Voorbeeld bij een handels-MKB met 50 medewerkers:

Voor:

  • Vrijdag 25e: omzet-rapport bijwerken (1 uur)
  • Maandag laatste week: kostenrapport (1,5 uur)
  • Dinsdag: marges per categorie (1 uur)
  • Woensdag: sales-pipeline overzicht (45 min)
  • Donderdag: maandverslag schrijven (3 uur)
  • Totaal: ~8 uur spreid over een week

Na automatisering:

  • Dashboards live, ververst nightly
  • Maandafsluiting-rapport wordt 1e dag van nieuwe maand automatisch gegenereerd als PDF
  • Mens reviewt 30 minuten en stuurt door
  • Totaal: 30 minuten

Bespaarde 7,5 uur × €60/uur × 12 = €5.400/jaar, plus dat je MT real-time kan kijken in plaats van wachten op vrijdag.

Ontdek wat dit voor jouw bedrijf oplevert

Plan een gratis Reflect AI Scan van 30 minuten. We kijken samen naar jouw processen en geven concrete cijfers — geen verkooppraatje.

Plan een gratis scan

Veelgestelde vragen

Hoeveel kost dit per dashboard?
€500-€2.500 voor een enkel dashboard, afhankelijk van complexiteit en aantal databronnen. Volledig setup met datalaag, drie dashboards en maandelijks onderhoud: €4.000-€8.000.
Wat als wij een super-specifieke KPI hebben die nergens standaard in zit?
Geen probleem. Custom-berekeningen zijn standaardwerk. Je geeft ons de definitie ('marge per project = omzet - directe kosten - 15% overhead') en wij bouwen het.
Werkt dit ook als wij Excel gebruiken voor rapporten?
Ja, we kunnen Excel inlezen of vervangen. Veel klanten beginnen met de Excel-sheets als bron en migreren stap voor stap naar live data. Het is geen bigbang.
Hoe gaat dit met privacy bij personeels-rapportages?
We anonimiseren of aggregeren waar nodig. HR-dashboards tonen alleen geaggregeerde cijfers. Voor manager-views met persoonsgegevens regelen we toegangsrechten zodat alleen de juiste personen de juiste data zien.

Gerelateerde diensten